Centro de costos: Concepto clave para la gestión
Incluir el concepto de Centro de Costos dentro de tu contabilidad, tiene muchos beneficios de gestión

Centro de costos: Concepto clave para la gestión

Centro de costos: Concepto clave para la gestión

Los centros de costos ayudan a los emprendedores y dueños de negocio a asignar los recursos de manera más inteligente.

El concepto de “Centro de Costos”se utiliza para hacer un seguimiento de los gastos. Un centro de costos es una unidad dentro de un sistema más grande. Esa unidad es responsable de un conjunto particular de actividades.

Mantener un seguimiento preciso de los gastos de operación de cada centro de costos le permite a la empresa:

  • Controlar los costos totales.
  • Asignar los recursos de manera más inteligente.
  • Calcular la rentabilidad de cada producto o área del negocio.

¿Qué es un Centro de Costos?

Un centro de costo es área del negocio que no necesariamente genera ingresos. Pero debe gastar dinero para cumplir una función importante. En otras palabras, un centro de costos  es un área particular de la empresa que genera costos.

La línea de ayuda gratuita 0800 de atención al cliente, es un ejemplo típico de un centro de costos. Tener esa área genera costos operativos y de personal, pero no aumenta directamente los ingresos del negocio. Eso no significa que no realice un trabajo importante para la empresa. La línea de ayuda mejora la satisfacción de los consumidores y, por lo tanto, aumenta indirectamente las ventas. Sin embargo, ese valor agregado del 0800 es casi imposible de cuantificar. Mientras que el costo, es obvio.

¿Para que sirve el concepto de Centro de Costo?

La función más importante de un centro de costos es el seguimiento de los gastos asociados con una función específica. Al tratar al 0800 como una unidad separada, se puede medir cuánto se está gastando en eso por año. Sin un centro de costos, se requeriría un esfuerzo inmenso para medir el costo de este servicio. Porque hacerlo implicaría dividir el personal total de la empresa y las facturas de teléfono por departamento cada mes. Un centro de costos automatiza este proceso. Y permite a la administración medir, presupuestar y controlar los costos para cada función específica que realiza la empresa.

Beneficios de los Centros de Costos en tu contabilidad

Incluir el concepto de Centro de Costos dentro de tu contabilidad, tiene muchos beneficios de gestión.

Una contabilidad basada en Centros de Costos es mucho más precisa y provee información más específica a la hora de tomas decisiones.

Algunos de los beneficios de utilizar Centros de Costos para tu contabilidad, son:

1 Asignación de recursos.

La capacidad de rastrear el costo por área o tarea, permite a la empresa asignar los recursos de manera más inteligente.

Supongamos que la experiencia  muestra que cada lanzamiento de un nuevo producto dará como resultado un aumento del 15 por ciento en las llamadas al 0800. Una empresa que conoce el costo preciso de operar una línea de ayuda puede calcular el gasto de este aumento y compararlo con las ganancias esperadas del lanzamiento del nuevo producto.

Al hacer lo mismo con otros centros de costos, puede dirigir los recursos a las actividades comerciales más rentables.

2. Monitorear los desembolsos de efectivo, stock e insumos. 

Monitorear los desembolsos de efectivo implica conocer el verdadero destino de nuestro dinero.

La imputación por centro de costo le permite analizar los gastos donde ocurren.

Si desde la Oficina Central se envía dinero en efectivo para el pago de este tipo de compromisos en Centros de Costo deslocalizados de la sede de la administración, entonces se puede realizar un seguimiento de ese dinero mediante esta herramienta.

Supongamos que una empresa gestiona varios campos en distintos puntos del país. Realiza una compra centralizada de insumos. Con la herramienta del Centro de Costo, se puede monitorear como se van gastando los insumos (por ejemplo, en litros de agroquimicos) en cada uno de los campos de la empresa.

3. Monitorear proyectos no presupuestados

Pueden surgir oportunidades para las cuales no se había establecido un presupuesto. Por ejemplo, puede decidir explotar un nuevo campo a raíz de una oportunidad de arrendamiento. Al asignar un centro de costos a una nuevo proyecto de este tipo, puede crear un presupuesto especial para él, y luego controlar lo que gasta.

Seguir los gastos de esta manera, te brinda información sobre la toma de decisiones a lo largo de la vida del proyecto y sirve como base para el presupuesto futuro de proyectos similares.

4. Control de gastos

La contabilidad de los centros de costos hace que las comparaciones de los objetivos presupuestarios con los gastos reales sean simples.

Los montos de las facturas pagadas se cargan a la cuenta correspondiente y se publican en informes que muestran los gastos mensuales en comparación con el presupuesto mensual asignado, así como los totales del año hasta la fecha.

Los excesos pueden señalar la necesidad de repensar la viabilidad de un proyecto, la planificación inexacta o la mala gestión. Las variaciones mensuales también pueden indicar que se debe considerar la estacionalidad al preparar el próximo presupuesto para un mejor flujo de efectivo.

Por ejemplo, un presupuesto de $ 12,000 para el reclutamiento en 12 meses le da a los recursos humanos $ 1,000 por mes para gastar. Sin embargo, la revisión de gastos de su centro de costo puede indicar que ese campo (siguiendo el ejemplo anterior) necesita la mitad de su presupuesto anual durante los meses de verano para contratar pasantes trabajadores para la cosecha.

5. Medida de rendimiento

Los informes mensuales de presupuesto también te dan la oportunidad de analizar las variaciones y planificar las correcciones. Con la contabilidad de centros de costo, quienes administran cada centro de costos se hacen responsables de los gastos bajo su control directo. También llamada «contabilidad de responsabilidad», este aspecto de la contabilidad de centros de costo mejora sensiblemente los resultados de gestión.

Usar el Centro de Costos para separar tus cuentas personales de las del negocio

Muchos emprendedores y dueños de negocio, acostumbran hacer facturar todos sus gastos personales a nombre de la empresa. Esta es una estrategia muy extendida para disminuir algunos impuestos aunque claramente es algo que no debería hacerse.

Ocurre que sin una adecuada contabilidad, todos esos gastos terminan afectando la cuenta de resultados real de la empresa. Para saber realmente cómo le fue al negocio durante el año, es mejor poder sacarlos del análisis. Un ejemplo sería el cambio de cubiertas del auto personal de uno de los socios. Aunque la factura haya sido imputada efectivamente a las cuentas de la empresa.

Para eso utilizamos también el Centro de Costo. Así, los gastos personales del propietario del negocio forman parte de un Centro de Costo. A la hora de analizar la Cuenta de Resultados, pueden excluirse este tipo de gastos y se obtienen así los números reales del desempeño del negocio

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