¿Cómo configurar tu licencia de Factura Electrónica?
Paso a paso: ¿Cómo configurar mi licencia de Facturación Electrónica?

¿Cómo configurar tu licencia de Factura Electrónica?

¿Cómo configurar tu licencia de Factura Electrónica?

GesDatta posee una aplicación “Web Service” que permite generar facturas electrónicas sin entrar en la página de la AFIP. Con nuestro sistema podés facturar a tus clientes en segundos desde tu teléfono o computadora.

En este post vamos a enseñarte a configurar y usar tu plan de factura electrónica.

Si bien va a llevarte un rato la configuración inicial, es un tiempo que vas a tener largamente recompensado cuando empieces a usar el sistema para facturar.

1) Registro

Si todavía no tenes tu licencia gratuita de GesDatta facturación, para registrarte  tenés que hacer Click Aca. El sistema va a pedirte que completes tus datos y el CUIT de la empresa. En la opción “Perfil” tenes que elegir “FACTURACION ELECTRONICA GRATIS”.

El sistema va a pedirte que confirmes tu correo electrónico. Una vez hecho esto, ya completaste el proceso de registro.

2) Crear empresa

Lo primero es loguearte en el sistema. Con el usuario y contraseña que pusiste en tu registro, tenes que hacer el login desde acá.

Una vez que estés adentro del sistema, en el menú ubicado en la barra lateral izquierda, hace click en “Configuraciones” y luego en “Empresas“.

Tocá el botón que tiene un signo + y dice “Nueva“.

Completá los datos de tu empresa. El sistema va a pedirte que completes:

  • Inicio de actividad
  • Teléfono
  • Email
  • Categoría fiscal (Responsable Inscripto, Monotributista, o “Sin identificar” )
  • Nº de CUIT
  • Nº de Ingresos Brutos

Tilda la casilla que dice “Activo

Tocá en “Seleccionar Imagen” para subir el logo de tu empresa (No obligatorio).

Tocá el botón verde que dice “Agregar

¡Ya creaste tu empresa en el sistema!

 


3) Solicitud del Certificado

Para continuar con el proceso de configuración, es necesario solicitar a la AFIP, la extensión del certificado CSR. Para eso es necesario ir nuevamente al menú ubicado en la barra lateral izquierda del sistema. Hacé click en “Configuraciones” y luego en “Empresas“.

Una vez que aparezca el nombre de la empresa, en la columna “Acciones” vamos a encontrar un sobre de color celeste.

Una vez que hagas click en el sobre celeste el sistema va a preguntar si “Desea mandar un mail para solicitar certificado”. Tenes que poner “Aceptar“.

IMPORTANTE: En este paso interviene un operador humano. Por lo tanto, si realizas la solicitud fuera del horario de atención de GesDatta (9:00 a 18:00), vas a tener que esperar hasta el otro día para recibir el certificado. De todas maneras no te preocupes, porque podes continuar con el resto de la configuración.

 

 


4) Crear el Centro de Costo

El paso siguiente es configurar los centros de costos. Para funcionar, el sistema requiere configurar al menos un centro de costo.

Para crearlo, es necesario ir nuevamente al menú ubicado en la barra lateral izquierda del sistema. Hacé click en “Configuraciones” y luego en “Centro de Costo“.

Tocá el botón que tiene un signo + y dice “Nuevo“.

Completa nombre y descripción. Podemos completar ambos campos con “Centro de Costo

Tilda la casilla que dice “Activo


5) Habilitar Plan de cuentas

Continuamos con la habilitación de nuestro plan de cuentas. Para poder utilizar tu licencia de facturación electrónica tenes que tener activadas como mínimo dos cuentas: “Créditos por ventas” y “Ventas brutas de bienes“.

En el menú ubicado en la barra lateral izquierda del sistema, clickea en “Configuraciones” y luego en “Plan de Cuentas“.

Se va a desplegar el Plan de Cuentas de GesDatta, con todas las cuentas que pueden ser habilitadas. Para mayor agilidad en la operación de factura electrónica, es recomendable activar solo aquellas cuentas que vamos a utilizar.

Para activar o desactivar una cuenta, basta con tildar o destildarla en el menú.

Dentro de las cuentas cuya naturaleza es “Créditos por ventas” tildamos en la cuenta “Créditos por ventas“.

Dentro de las cuentas cuya naturaleza es “Resultados” tildamos “Ventas brutas de bienes” en caso que vendamos bienes o”Ventas brutas de servicios” en caso de que nuestra actividad sean servicio. O, por supuesto, ambas si vamos a necesitar facturar ambas cosas.

 


6) Crear Artículos

Para poder utilizar el modulo de facturación electrónica, tenemos que tener cargado como mínimo un artículo en el sistema.

Para eso, nos vamos al menú de la barra lateral izquierda, y hacemos click en “Configuraciónes“, “Artículos“.

Tocamos el botón que tiene un signo + y dice “Nuevo“.

  • Establecemos un código (puede ser numérico o alfabético)
  • Determinamos el Concepto (Producto, Servicio o Indistinto)
  • El nombre del artículo (puede ser igual al código)
  • Determinamos la Cuenta Compras (Ventas brutas de Bienes, o Ventas Brutas de Servicios, según corresponda)
  • Determinamos la Cuenta Ventas (Ventas brutas de Bienes, o Ventas Brutas de Servicios, según corresponda)

Tildamos la casilla que dice “Activo


7) Habilitar Tipos de Comprobantes

Para habilitar los tipos de comprobantes, vamos a ir nuevamente al menú de la barra lateral izquierda, y hacemos click en “Configuraciones“, “Tipos de Comprobantes“.

De la lista que se despliega, tenemos que seleccionar los tipos de comprobantes que vamos a recibir y a emitir.

Para mayor agilidad en el uso del sistema, es recomendable tildar solo aquellos comprobantes que efectivamente vamos a usar para nuestro negocio.

De todas formas, no te preocupes: ¡Siempre se pueden agregar o quitar los tipos de comprobantes en caso de necesitarlo!

Una vez que termines, toca el botón azul que dice guardar


8) Dar de Alta Terceros

Entendemos como terceros a todas las empresas o personas externas a nuestro negocio. Esencialmente, clientes y proveedores.

Para dar de alta terceros en el sistema, vamos a ir al menú de la barra lateral izquierda, y hacemos click en “Terceros“, “Listado“.

Tocamos el botón que tiene un signo + y dice “Nuevo“.

El sistema nos va a pedir que completemos:

  • Nombre del Tercero
  • Tipo (Cliente; Proveedor; Persona; Indistinto)
  • Datos de Contacto (no obligatorio)
  • Datos fiscales (Razón Social, Categoría Fiscal, Identificación Tributaria y Número de Identificación)

También podemos definir los datos de Artículo y Centro de Costo por defecto. Esto implica que cuando generemos un comprobante para ese tercero, no vamos a tener que definir esos campos porque van a aparecer automáticamente.

Si usamos un solo Centro de Costo, es preferible dejarlo configurado por defecto desde acá.

Tildamos la casilla que dice “Activo

Apretamos el botón verde que dice “Agregar“.

 

 


9) Dar de Alta el punto de venta

A partir de este punto, tenemos que realizar una serie de configuraciones en la pagina de la AFIP.

En primer lugar, tenes que ingresar en la pagina de la AFIP con tu CUIT y clave fiscal.

Vamos a “Comprobantes en línea

Y hacemos click en “ABM puntos de venta

Una vez allí, volvemos a elegir el nombre de la empresa  y clickeamos nuevamente en “ABM puntos de venta“.

En el Menú que nos va a aparecer, tenemos que tocar donde dice “Agregar“.

En el Menú siguiente:

Donde dice “Numero“, ponemos el número 2 (en caso de que solo hubiéramos tenido registrado un punto de venta)

Donde dice “Sistema“, tenemos un menú desplegable del que tenemos que seleccionar “Factura Electrónica – Web Services“.

Elegimos el domicilio fiscal que nos aparece por defecto.

Hacemos click en “Aceptar” para guardar nuestro nuevo punto de venta.

 

 


10) Habilitar los certificados digitales en AFIP

Este paso es necesario para el caso de los contribuyentes que no tengan habilitado, dentro de los servicios administrativos de AFIP, la opción de administrar certificados digitales.

Primeramente, tenes que ingresar con tu usuario y contraseña  en la pagina de la AFIP.

Tenemos que ir entonces a la columna de la izquierda, “Servicios Administrativos“, y tocar en la opción “Administrador de Relaciones de Clave Fiscal“.

Vamos a “Adherir Servicio

Dentro de las opciones desplegadas, elegimos la primera que es la del botón “AFIP“.

Clickeamos en “Servicios Interactivos“.

En la lista que se despliega, buscamos “Administración de Certificados Digitales

Una vez ingresados en la opción “Administración de Certificados Digitales“, solo resta apretar “Confirmar” para adherirnos al nuevo servicio.

Para poder ver el nuevo servicio, es necesario cerrar sesión y volver a ingresar.

 

IMPORTANTE: En el caso de que el contribuyente ya haya agregado en otra oportunidad la “Administración de Certificados Digitales“, puede obviarse este paso.

 

 


11) Hacer los Certificados digitales en AFIP

Para completar este punto, vas a necesitar los archivos de los certificados CSR que hemos enviado a tu email. Si todavía no recibiste los certificados en tu correo electrónico, no desesperes. Vas a recibirlos muy pronto.

Si pasaron mas de 24 horas y no recibiste tus certificados, comunicate con nosotros a info@gesdatta.com , o a través del chat que tenes a la derecha de esta pantalla.

Una vez que recibas el mail, tenes que bajar el archivo a tu computadora y descomprimirlo.

Ahora vas a tener dos archivos. Uno .csr y otro .key

En este punto volvemos a ingresar con nuestra clave fiscal en la pagina de la AFIP.

Vamos a “Administración de Certificados Digitales” en el Menú “Servicios Administrativos” ubicado a la izquierda de la pantalla.

Tocamos en “Agregar Alias“.

En el campo “Alias” ponemos nuestro número CUIT, sin espacios ni guiones.

Clickeamos donde dice “Seleccionar Archivo“.

Elegimos el archivo extensión CSR que recibiste por mail y que habíamos descomprimido mas temprano.

Una vez que el archivo suba, clickeamos en “Agregar Alias“.

En la pantalla siguiente, tocamos donde dice “Ver Detalle“, para poder corroborar que en la columna de estado,  nuestros Certificados figuren cómo “Valido”.

En esa misma pantalla apretamos en el botón “Descargar“.

Una vez que descargues el archivo, guardalo porque vas a necesitarlo en un próximo paso.

 


12) Validar Certificados Digitales

En este paso, tenemos que volver a loguearnos con nuestra clave fiscal en la pagina de la AFIP.

En la columna “Servicios Administrativos“, tocamos en “Administrador de Relaciones de Clave Fiscal“.

Vamos a “Adherir Servicio“.

Dentro de las opciones desplegadas, elegimos la primera que es la del botón “AFIP“.

Ahí seleccionamos “Web Services“.

Dentro de la lista que se despliega, buscamos y clickeamos en “Facturación Electrónica“.

Una vez adentro del servicio, en el formulario que nos aparece buscamos la linea “Representante” y apretamos “Buscar“.

Se nos va a abrir otra ventana, en la que tenemos que buscar la línea que dice “Computador Fiscal“. Donde dice “Seleccione” vamos a tocar para elegir nuestro alias, que es nuestro nº de CUIT.

Apretamos confirmar, y confirmamos nuevamente la página siguiente.

 

 


13) Editar Empresa en GesDatta

Ya llegando al final de la configuración, toca el turno de subir al sistema los archivos con los certificados.

Para eso, volvemos a ingresar en GesDatta.

Vamos a ir al menú de la barra lateral izquierda, y hacemos click en “Empresas“.

Tocamos en el lápiz para ingresar al Menú de edición de la empresa.

Elegimos la pestaña de “Facturación Electrónica“.

En este punto el sistema nos pide que seleccionemos dos tipos de archivos.

A la izquierda el archivo extensión .key, que hemos enviado por correo electrónico y que ya has descomprimido oportunamente.

A la derecha un archivo cuya extensión es .crt , que es el que hemos descargado de la pagina de la AFIP.

Una vez subidos ambos archivos, tocamos en el botón verde que dice “Guardar“.

¡Felicitaciones! En este punto terminaste de configurar tu sistema para utilizar la licencia gratuita de facturación electrónica.

Para corroborar que todo funcione correctamente, podes hacer click sobre la vista de la empresa e ingresar en una pantalla que te muestra la configuración del punto de venta.

 

 

 


14) Emitir una Factura Electrónica con GesDatta

Ya en este punto, con todo nuestro sistema configurado y correctamente vinculado con la pagina de AFIP, vamos a proceder entonces a emitir una factura electrónica con GesDatta.

Vamos a ir al menú de la barra lateral izquierda, y hacemos click en “Ingresos

Luego, en la botonera superior vamos a hacer click en “Nuevo“.

En la primera parte del Menú, corresponde al cliente y los datos del comprobante, y tendremos que determinar:

  • La fecha.
  • El cliente.
  • El tipo de comprobante.
  • El nº de la factura.
  • El importe total de la factura

Tenemos además, un campo adicional para agregarle “notas“.

La segunda parte del menú, corresponde a el o los artículos que vamos a incluir en nuestra factura. Tenemos que determinar:

  • El artículo desde un menú desplegable.
  • Una descripción opcional.
  • La cantidad.
  • El precio de venta.

Una vez establecidos estos parámetros, solo resta hacer click en el botón “Agregar” y completamos la factura.

Si queremos descargar el PDF, tenemos que tocar el botón de descarga ubicado en la parte superior.

 

 

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